KyOn vuosijuhlat vuosijuhlamestarin näkökulmasta

Kuva: Jalmari Salovirta.
Kymenlaakson Osakunnan 87. vuosijuhlia vietettiin 22.2.2020 Domus Gaudiumin kellarissa sijaitsevassa ravintola Metropolissa. Vuosijuhlamestarina juhlan valmistelut kuuluivat minulle syyskuun osakunnan kokouksesta alkaen. Toista kertaa vuosijuhlamestarina toimiessa saattoi juhlien järjestämisen ohella keksiä myös pieniä uudistuksia juhliin. Esimerkiksi usein käytetty lohi vaihtui maakuntalintu punatulkkuun juhlien graafisessa ilmeessä sekä teetätin KyOn väreillä ja vaakunalla varustetun tabardin vuosijuhlamestarin (Master of Ceremonies) käyttöön.

Alkuun Kypsän päätoimittajien pyyntö kirjoittaa vuosijuhlista järjestäjän näkökulmasta aiheutti ongelmia, mutta vuosijuhlamestarin kokemukset vuosijuhlista kuitenkin tiivistyivät lopulta seuraavaan kymmenen kohdan listaan:
1. Juhlapaikka: Mitä lähempänä osakuntaa juhlapaikka on, sen parempi. Tänä vuonna päätin minimoida matkaamisen kaupungilla cocktailien ja pöytäosuuden välillä, joten juhlapaikaksi valikoitui viereisessä kellarissa sijaitseva ravintola Metropol. Sijainti osakunnan naapurissa mahdollisti DGO:n naulakon käyttämisen ja cocktailien pitämisen DGO:n salissa, mistä oli vain lyhyt kävely käytävää pitkin ravintolaan. Vuosijuhlaillan kauhun hetket koettiin, kun ravintolaan vievää ovea ei ensin saatu auki, mutta onneksi yhdessä henkilökunnan kanssa hoksasimme, että väliovi avautuu heilauttamalla ravintolan sähkölätkää lukijaan.
Minkä juhlatila näyttävyydessä ja pompöösiydessä menetti, sen se myrskyävänä iltana voitti sijainnillaan. Vaakasuoraan lentävän sateen piestessä kattoikkunaa juhlakansa saattoi nauttia kuivasta siirtymisestä ravintolaan. Toinen jännitteen täyteinen momentti koitti lippujen saapuessa, kun lavaksi suunnitellun alueen katto osoittautui liian matalaksi lippujen saamiselle lipunjalkaan. Ongelma onneksi ratkesi siirtämällä lipunjalka lasikaton alle. Seuraavien Metropolissa pidettävien juhlien kohdalla tiedetään jo ennakkoon, miten lava ja pöydät kannattaa tilaan sijoitella. Sijainti osakuntatilojen vieressä mahdollisti myös tiettävästi ensi kertaa KyOn vuosijuhlissa Ostrobotnialta ja promootiotanssiaisista tutun Maccaroni-kulkueen ravintolasalista takaisin osakunnalle laulunjohtajan johdolla.

2. Menu: Juhlissa olennaista on hyvä ruoka, jossa joudutaan myös huomioimaan mahdolliset allergiat ja ruokavaliot. Nykyaikana hyvä ravintola, kuten Metropol, huomioi vegaanit ja alkoholittomat menun suunnittelussa, ettei tarjolla ole pelkkää sorbettia ja hanavettä. KyOlle tuttuun tapaan lihavaihtoehtona oli lohta lisukkeiden kera, muuten alkuruoka oli yhteinen ja jälkiruuassa eroja oli vain vegaaniuden suhteen.
3. Vuosijuhlapuhuja: KyOssa perinteisiin kuuluu kutsua ulkopuolinen ansioitunut kymenlaaksolainen tai KyOn entinen jäsen pitämään vuosijuhlapuhe juhlakansalle. Osa puhujista puhuu omalta alaltaan akateemiselle nuorisolle, osa puhuu maakunnasta ja osa omasta osakunta-ajastaan. Ensimmäisen vuosijuhlapuhujan jouduttua peruuttamaan osallistumisensa vuosijuhlamestari vietti hermostuneen viikon uuden vuosijuhlapuhujan metsästyksen merkeissä. Onneksi tähän(kin) ongelmaan löytyi nopsasti ratkaisu osakunnan seniorien parista, jotka osasivat heti suositella hyviä ehdokkaita puhujaksi. Näistä puhujaksi suostui mielihyvin KyOn seniori, FM & MuM ja palkittu tuottaja Maiju Talvisto.
4. Esiintyjä: Vuosijuhlissa on hyvä olla puheiden ohella muutakin ohjelmaa, yleensä musiikillinen ohjelma on haluttu. Totuttuun tapaan illan musiikillisesta annista vastasi KyOn(kin) oman kuoron WiOLin kvartetti. Vuosijuhlamestarin työnä oli informoida kuoroa esityksen ajasta ja paikasta sekä toivoa laulujen yleistä teemaa. Tänä vuonna kvartetilta toivottiin iloisia ja rempseitä lauluja sekä kiellettiin ehdottomasti WiOn juhlilla niin usein sulostuttava itsemurhaveisu Imatrankoskeen hyppäämisestä, mikä latistaa kummasti juhlatunnelmaa.

5. Tanssit: Vuosijuhliin kuuluu akateemisen juhlakulttuurin osana juhlatanssit, jotka periytyvät 1800-luvun yliopistomaailmasta ja Pietarin keisarihovista. Osa niistä on tuttuja myös vanhojentansseista. Ravintolan läheisen sijainnin myötä tanssimiseen jäi aikaisempaa enemmän aikaa, minkä hyödynsin tuomalla tanssilistaan viime vuosina vähälle tanssimiselle jääneen Pas de Quatren, jonka sävelmään on sanoitettu juomalaulu Ravintolasta astuin vasta…. Tansseja aina harjoitellaan vuosijuhlaviikolla ennen itse juhlia ja vuosijuhlamestarin puuhaa on löytää osaava opettaja vetämään harjoitukset juhlakansalle ja muillekin kiinnostuneille. Tälläkin kertaa apu tanssimestariin löytyi osakunnan kokeneiden seniorien taholta. Ravintolassa tanssien aikana paljastui tilan äänentoiston riittämättömyys tanssimusiikin toistamiseen. Seuraavia vuosijuhlia varten suosittelen, että osakunnalle hommataan helposti kuljetettavia äänentoistolaitteita, esim. Bluetooth-kajareita. Tänä vuonna varauduttiin nettiyhteyden ongelmaan ottamalla tanssimusiikki yhdessä Kronikan kanssa offline-tilassa toistettavaksi, mutta silti äänentoisto pääsi yllättämään.
6. Ulkomaalaisten vieraiden majoitus: Vuosijuhliin saapuu useimmiten aina edustajia ystävyysjärjestöistä. Näiden delegaattien majoitus on hoidettu kyolaisten kämppiin vastavuoroisuudessa Tartossa, Uppsalassa ja Lundissa kyolaisille tarjottavaan ilmaismajoitukseen ystävyysjärjestöjen jäsenten nurkissa. Ihmisten erilaiset aikataulut ja elämäntilanteet sekä myrskyn myöhästyttämä lauttaliikenne aiheuttivat tällä ylimääräisiä yllätyksiä majoituskysymyksessä, etenkin ulkoasiainsihteerin ja vuosijuhlamestarin ollessa yksi ja sama henkilö. Mutta onnellisesti kaikille vieraille löytyi majapaikka vuosijuhliin mennessä.

Kuva: Jalmari Salovirta.
7. Puheidenpitäjät: Vuosijuhlassa pidetään useampikin puhe kuraattorin, emännän ja inspehtorin toimesta sekä puheen rakkaudelle pitää siihen halukas osakuntalainen. Puheenpitäjien ohjeistaminen, aikatauluttaminen sekä tsemppaaminen on vuosijuhlamestarin puuhaa. Vuosijuhlamestari pystyy hyvin myös hoitamaan juhlan aikataulua ja luomaan joustoa tai kiriä tarpeen mukaan spiikkaamalla ohjelmanumerot kunkin vuorollaan. Näin vuosijuhlamestari määrittää illan kulun. Vapaan sanan vähäinen käyttö viime vuosien vuosijuhlissa antaa syytä pohtia koko ohjelmanumeron poistamista taikka muuttamista toisenlaiseksi.

8.Kunniamerkit ja stipendit: Vuosijuhlissa jaetaan vuosittain osakunnan myöntämät kunnianosoitukset sekä stipendit, joiden osalta päävastuu on osakunnan kuraattorilla ja rahastojen asiamiehellä vuosijuhlamestarin sijaan. Vuosijuhlamestarin duunina on varmistella, että kaikki elimet ovat ajoissa kokoustaneet ja valinneet saajat sekä stipendeistä on tehty saatekirjeet kirjekuoriin oikeille ihmisille ennen vuosijuhlaa. Kunnianosoituksissa vuosijuhlamestari varmistaa, että taloudenhoitajalla on oikea määrä nauhoja ja merkkejä nauhoissa valmiudessa sekä mukana juhlapaikalla. Kuraattoria juhlamestari puolestaan muistuttelee ennen vuosijuhlaa tuoppien kaiverruttamisesta.

9. Tiedotus ennen ja jälkeen: Vuosijuhlamestari suunnittelee yhdessä vuosijuhlatoimikunnan kanssa juhlien tiedotusta ja mainontaa ennen juhlia. Rummutusta vuosijuhlista aloitetaan jo syyskuussa, jolloin vuosijuhlan ajankohta ratkeaa ja tiedotus kiihtyy joululoman jälkeen ilmoittautumisen avautuessa joulukuussa. Tänä vuonna vuosijuhlat olivat viikkoa aikaisemmin kuin yleensä, koska KyO väisti Karjalaisen Osakunnan 115. vuosijuhlia. Samalla syntyi mahdollisuus käydä kaikki DGO:n vuosijuhlat läpi peräkkäisinä viikonloppuina. Ilmoittautumisissa koettiin jälleen ilmoittautumisajan päättyessä loppurynnistys, joka nosti osallistujamäärän jopa yli ennakoidusta noin 60 hengestä. Vuosijuhlien jälkeen maakunnan mediaan lähetetään tiedote vuosijuhlilla palkituista, mikä vuosittain vaihtelevasti kiinnostaa maakunnan mediaa.
10. Yllättävien tilanteiden hoitaminen: Vuosijuhlamestarin virkaan kuuluu myös vuosijuhlien osalta tulevien yllätysten ratkaiseminen yhdessä vuosijuhlatoimikunnan kanssa. Tänä vuonna yllätyksiä aiheutti mm. KyOn vaakunalla varustettujen taskumattien saapumisen viivästyminen vuosijuhlaviikolta maaliskuulle, emeritainspehtorin muotokuvan paljastamisen aiheuttamat sumplimiset cocktail-tilaisuuden aikataulun osalta sekä lisäpaikkojen järjestäminen juhlan puolivälissä lisävieraille. Yllättävissä tilanteissa korostuu se, että vuosijuhlamestarilla on apunaan vuosijuhlatoimikunta. Heille voi delegoida nakkeja, kuten osakuntatilojen avaaminen ja sulkeminen, pöytäkoristeiden ja lärpäkkeiden laatiminen taikka illan laulujen suunnittelu ja vetäminen.
